Scheduling

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Can the schools dictate the 6th character of a course code? Yes. When schools Clone a course, they will be able to enter in the new course number which will include the 6th character. Les écoles peuvent-elles dicter le 6ème caractère d’un code de cours ? Oui. Lorsque les écoles clonent un cours, elles pourront entrer le nouveau numéro de cours qui comprendra le 6e caractère.
Can section numbers be a combination of letters and numbers? Yes. Les numéros de section peuvent-ils être une combinaison de lettres et de chiffres ? Oui.
How do we create stacked/combined classes sections? From Schedule top tab > Master/Sections side tab > Classes sub-side tab, either manually add (Options > Add) or run Options > Synchronized classes. Comment créer des sections de classes cumulées/combinées ? À partir de l’onglet supérieur du programme> onglet latéral Master / Sections> onglet secondaire Classes, ajoutez manuellement (Options> Ajouter) ou exécutez Options> Classes synchronisées
In the Build view, when scheduling for next year, can we set it up so that the Scheduling Engine builds these stacked sections? Aspen “Classes” can be created so that the teacher has one attendance roster for the class. Checking the “Combine Gradebook” will allow for the teacher to have one Gradebook for the multiple sections. Dans la vue Création, lors de la planification pour l’année prochaine, nous pouvons la configurer pour que le moteur de planification construise ces sections combinées. Les “Classes” Aspen peut être créé afin que l’enseignant ait une liste de présence pour la classe. Cocher la case “Combiner le carnet de notes” permettra à l’enseignant d’avoir un carnet de notes pour les multiples sections.
Can you have more than one primary teacher? No. There may only be one primary teacher. Pouvez-vous avoir plus d’un enseignant primaire? Pouvez-vous avoir plus d’un enseignant primaire?
Can the Board push Terms down to the school level? No. The Board creates the Schedule Terms Codes that schools may use (Schedule Terms Reference Table) but it is a School level task to add the Schedule terms to their Schedule Structure. Le conseil peut-il pousser les termes (périodes scolaires) jusqu’au niveau de l’école ? Non. Le conseil crée les codes des termes (périodes scolaires) de l’horaire que les écoles peuvent utiliser (tableau de référence des termes de l’horaire), mais c’est une tâche au niveau de l’école d’ajouter les termes de l’horaire à leur structure d’horaire.
Why aren’t Schedule Terms and Grade Terms the same? Schedule Terms are when a section is scheduled (FY, S1T1, S1T2, etc.).   Grade Terms are when sections are graded.

A section could have the Schedule Term as full-year but would be graded multiple times during the school year, based upon the grade terms of the school.

Pourquoi les termes (périodes scolaires) d’horaire et les termes de notation ne sont-elles pas identiques ? Les termes (périodes scolaires) de planification sont lorsqu’une section est planifiée (FY, S1T1, S1T2, etc.). Les termes de notation correspondent au moment où les sections sont notées. Une section pourrait avoir le terme de l’annexe ou l’année complète, mais serait notée plusieurs fois au cours de l’année scolaire, en fonction des termes de l’école.
How do you set the period start and end time? That is done in the Bell Schedule (School view > Schedule top tab > Structure side tab > Bell Schedule sub-tab). Enter the start time of the period and the duration. Aspen will calculate the period end time.

This can be done in either the School or Build view.

Comment définissez-vous l’heure de début et de fin de la période ? Cela se fait dans l’Horaire Bell (vue École> onglet supérieur Horaire> onglet latéral Structure> sous-onglet Horaire Bell). Entrez l’heure de début de la période et la durée. Aspen calculera l’heure de fin de la période. Cela peut être fait dans la vue École ou création.
Why does Room default template not have the “Include in scheduling” field? A ticket was submitted (08/2022) to have the Include in Scheduling added to the default template Pourquoi le champ “Inclure dans la planification” n’est pas inclus dans le modèle par défaut de salles? Un billet a été ouvert (08/2022) pour inclure le champ “Inclure dans la planification” au modèle par défaut.
Room Utilization Report: blank report If the report is returning empty results, please submit a ticket. Rapport “Utilisation des salles”: Résultats vides Si le rapport donne des résultats vides, veuillez ouvrir un billet.
Why isn’t a course in my board-level course catalog? Most likely, this is because the course is no longer active with the Ministry. Pourquoi il y a un cours qui ne figure pas dans mon catalogue de cours au niveau conseil? Il est très probable que c’est parce que le cours n’est plus actif avec le Ministère.
I need a query for students without a schedule at any school. WHERE STD_OID NOT IN
(SELECT SSC_STD_OID FROM STUDENT_SCHEDULE
WHERE SSC_SCH_OID IN
(SELECT SCH_OID FROM SCHEDULE
WHERE SCH_CTX_OID IN
(SELECT CTX_OID FROM DISTRICT_SCHOOL_YEAR_CONTEXT
WHERE CTX_SCHOOL_YEAR = 2023)))
J’ai besoin d’une requête pour trouver les élèves sans horaire dans n’importe quelle école. WHERE STD_OID NOT IN
(SELECT SSC_STD_OID FROM STUDENT_SCHEDULE
WHERE SSC_SCH_OID IN
(SELECT SCH_OID FROM SCHEDULE
WHERE SCH_CTX_OID IN
(SELECT CTX_OID FROM DISTRICT_SCHOOL_YEAR_CONTEXT
WHERE CTX_SCHOOL_YEAR = 2023)))
I need a query for students without a schedule at any school. WHERE STD_OID NOT IN
(SELECT SSC_STD_OID FROM STUDENT_SCHEDULE
WHERE SSC_SCH_OID IN
(SELECT SCH_OID FROM SCHEDULE
WHERE SCH_CTX_OID IN
(SELECT CTX_OID FROM DISTRICT_SCHOOL_YEAR_CONTEXT
WHERE CTX_SCHOOL_YEAR = 2023)))
J’ai besoin d’une requête pour trouver les élèves sans horaire dans n’importe quelle école. WHERE STD_OID NOT IN
(SELECT SSC_STD_OID FROM STUDENT_SCHEDULE
WHERE SSC_SCH_OID IN
(SELECT SCH_OID FROM SCHEDULE
WHERE SCH_CTX_OID IN
(SELECT CTX_OID FROM DISTRICT_SCHOOL_YEAR_CONTEXT
WHERE CTX_SCHOOL_YEAR = 2023)))
Can the student’s Next Year Grade be on the Class List report? The student Grade Level is one value. The Grade Level will change after the EOY Rollover. Est-ce que la prochaine année d’étude des élèves peut être inclus dans le rapport “Liste de classe”? L’année d’étude de l’élève est une valeur. L’année d’étude changera après la transition de fin d’année.
Build view reports printing grade (current grade) not YOG The default Aspen reports print the YOG. The report was changed for Ontario to print the Grade Level. When printing the grade level, it is always the current grade level. The Next Year grade level will never print. Dans la vue Création, les rapports incluant d’impression de l’année d’études actuelle n’incluent pas l’année de diplomation Les rapports par défaut d’Aspen impriment l’année de diplomation. Le rapport a été modifié pour l’Ontario pour toujours imprimer l’année d’études actuelle. La prochaine année d’études ne sera jamais imprimée.